Panduan Input Buku di Slims part 2 - Membuat Tipe Koleksi dan Pola Kode Eksemplar

Halo pembaca setia ruang perpustakaan. Sebelumnya kami sudah membuat arikel cara input data buku di slims 9 disertai penjelasan setiap ruas bibliografi.

Namun artikel tersebut ternyata ukup banyak peminat dan ada beberapa saran dan komentar dari  teman-teman pustakawan untuk menambahkan detail ibibliografi serta menjelaskan cara membuat tipe koleksi perpustakaan dan cara membuat generator nomor eksemplar pada menu terkendali.

Oleh karena itu, kami akan membuat artikel part 2 Panduan Input Buku di Slims

Dalam artikel ini saya masih menggunakan slims versi 9 5 2.

Penjelasan Menu di SLIMS

Sebelumnya saya akan memberikan sedikit penjelasan. Menu yang tersedia di slims ada 8 buah. Dan Dalam pengolahan buku, selain menu bibliografi ada satu menu lagi yang wajib digunakan dalam pengolahan bahan pustaka, yaitu menu daftar terkendali. 

Dan Dalam menu daftar terkendali ada 2 submenu yang wajib Anda tahu.

• Submenu Pertama yaitu submenu tipe koleksi.
  Biasanya standar perpustakaan ada 3 buah tipe koleksi, yaitu buku teks, fiksi dan referensi. Sebelum menginput buku ke dalam slims, Anda bisa menambahkan  tipe koleksi baru jika ada agar memudahkan dalam pengolahan dan pendataan.
  
  Contohnya di sekolah ada buku paket, buku paket kelas 5, buku paket kelas 4 yang biasanya ada disekolah.

Cara Menambah Tipe Koleksi di Menu Daftar Terkendali

cara menambah tipe koleksi perpustakaan di menu daftar terkendali Cara Menambahkan Pola Kode Eksemplar / Item Code Pattern

• Submenu kedua adalah : pola kode eksemplar atau ​Item Code Pattern.
  Merupakan generator nomor eksemplar sehingga ketika pustakawan melakukan pengolahan bahan perpustakaan tidak perlu nantinya memasukkan nomor eksemplar pada bibliografi secara manual dan ketika pengolahan bahan perpustakaan diolah oleh lebih dari satu orang, tidak perlu ada koordinasi penggunaan nomor eksemplar.
  
  Dengan mendefinisikan pola kode eksemplar pada sub-menu ini, maka SLiMS akan otomatis membuat nomor eksemplar dengan cukup memasukkan jumlah eksemplar yang diolah.

Di dalam menu bibliografi sebenarnya pola ini bisa ditambahkan, dalam tutorial ini saya menambahkannya dari menu daftar terkendali. Untuk memasukkan pola kode eksemplar, klik pada tombol "​Add New Pattern​". 

Data yang dimasukkan adalah

1. Prefix​. Merupakan awalan, angka atau huruf atau kombinasi keduanya, dari pola yang akan dibuat.
2. Suffix​. Merupakan akhiran, angka atau huruf atau kombinasi keduanya, dari pola yang akan dibuat.
3. Length Serial Number​. Merupakan rangkaian angka atau huruf atau kombinasi keduanya yang membentuk pola secara keseluruhan.

Contoh pola dari kode eksemplar yang digunakan di perpustakaan Anda adalah B00001, maka pengisian pada ​Add New Pattern​ adalah:

1. Prefix​: B;
2. Suffix​: (dikosongkan)
3. Length Serial Number​: 5

Apakah bisa setiap tipe koleksi dibedakan pola kode eksemplarnya?.

Jawabannya, bisa. Misal Anda ingin membuat pola kode eksemplar untuk buku paket tahun 2023 yaitu 23BP0000, maka pengisian pada ​Add New Pattern​ adalah:

1. Prefix​: 23BP (Artinya Buku Paket Tahun 2023);
2. Suffix​: (dikosongkan)
3. Length Serial Number​: 4

membuat pola kode eksemplar untuk buku paket tahun 2023

Untuk ketentuan pola kode eksemplar apakah semua koleksi sama apa beda tidak ada ketentuan, sesuai kebutuhan masing-masing perpustakaan. saya membuatnya beda agar mudah nanti untuk pendataan pertahun.

Tapi ini harus diingat, Semakin kecil pola kode eksemplar maka barcode akan semakin mudah terbaca mesin scanner, kalau semakin panjang pola maka barcode akan semakin panjang.

Jadi, sebelum melakukan pengolahan buku, jika ingin menambahkan tipe koleksi atur dulu tipe koleksi  dan jika ingin membedakan pola kode eksemplarnya atur dulu di menu daftar terkendali.

Cara Menginput Buku di Menu Bibliografi

Silahkan akses menu bibliografi, saya akan menjelaskan sedikit menu bibliografi, untuk penjelasan submenu bibliografi lainnya akan saya jelaskan di artikel selanjutnya..

Submenu pertama adalah daftar bibliografi. Sub-menu ini digunakan untuk melihat data bibliografi yang sudah ada dalam pangkalan data SLiMS. Informasi yang dimunculkan dalam sub-menu ini adalah:

1. Judul​
2. Penulis​;
3.  ISBN/ISSN;
4. Jumlah salinan​;
5. Perubahan terakhir​.

Tips dan trik yang wajib Ada tahu adalah di daftar bibliografi ini Anda dapat mengurutkan daftar berdasar judul, ISSN/ISBN, jumlah eksemplar, dan tanggal terakhir data diperbarui. dengan cara klik icon di atas

klik icon pada tanda mouse mengurutkan daftar bibliografi

Untuk menambahkan judul baru, silahkan klik, tambah bibliografi baru. 

• Isi kolom metada dari buku yang ingin diinput. Contoh judul  buku saya yaitu The leader who had no title = seni memimpin tanpa jabatan. Melihat contoh dari perpusnas, maka cara penulisan judul buku yang benar adalah judul ditulis dengan huruf kecil, kecuali huruf pertama.

penulisan judul

Buku yang saya masukkan adalah buku bahasa inggris yang udah diterjemahkan, jadi judul bahasa inggris dipisah dengan tanah sama dengan (=) judul terjemahan. Kalau judul mempunyai anak judul pisahkan dengan tanda : (Titik dua).

• Klik tambah pengarang, untuk memasukkan nama pengarang, apakah nama pengarang dibalik atau tidak,  silahkan Anda baca aturan dasar perpustakaan dengan melihat contoh dari perpusnas, nama pengarang dibalik karena pengarang luar negeri dan nama penerjemah tidak dibalik.

penulisan nama pengarang melihat contoh dari perpusnas

• Ruas pernyataan tanggung jawab, untuk ruas ini silahkan masukkan nama pengarang tanpa dibalik.
• Ruas Edisi, saya memasukkan data cetakkan dan tahun dari cetakkan tersebut. Jangan masukkan tahun terbit, tahun terbit ada di ruas selanjutnya.

Tidak perlu diisi apabila tidak dicantumkan pada bahan perpustakaan yang diolah. Buku ini ada 3  cetakkan, saya masukkan cetakkan ke tiga.

pengisian ruas cetakkan dengan membuat tahun cetakkan.

Apa beda Tahun Cetakkan dengan Tahun Terbit ?

Tahun cetakkan berbeda dengan tahun terbit, tahun cetakkan adalah tahun buku itu di cetak (satu buku bisa di cetak beberapa kali), dan tahun terbit itu adalah tahun buku itu pertama kali terbit / tahu hak cipta buku tersebut.

• Untuk kolom info detil spesifik, Berisi informasi khusus bibliografi, misalnya: skala pada peta. Tidak digunakan pada pengolahan buku, jadi biarkan saja kosong.

• Untuk Kolom Pembuat nomor eksemplar, ini sudah diatur sebelumnya di daftar terkendali, jika Anda ingin menambahkan pola kode eksemplar baru bisa ditambahkan di sini, pilih pola kode, kemudian Anda cukup memasukkan jumlah eksemplar buku tsb, di sini saya masukkan 3 buah buku.

ruas pembuat nomor eksemplar

Kemudian klik pilihan untuk menampilkan detil informasi tambahan dari buku ini. Ada lokasi rak, lokasi perpustakaan (biasanya menambahkan fakultas jika perpustakaan perguruan tinggi). Untuk menambahkan lokasi,  Bapak/Ibu bisa menambahkannya di menu Daftar Terkendali, pilih submenu lokasi. Silahkan tambahkan jika ingin menambahkan lokasi. 

• Tipe koleksi, tipe koleksi yang standarnya tersedia di perpustakaan yaitu fiksi, referensi dan buku teks. Sebelumnya sudah ditambahkan pada menu daftar terkendali,
• Untuk kolom General Material Designation (GMD). Ruas ini berisi data-data bentukan bahan perpustakaan yang diolah, silahkan pilih saja teks.
• Untuk kolom tipe isi, tipe media, dan tipe pembawa ini merupakan tambahan dari File Resources Description Acces atau RDA.

File Resources Description Acces atau RDA pada slims

Apabila perpustakaan Anda belum menggunakan RDA sebagai rincian pengisian bahan perpustakaan, ruas-ruas tersebut dapat dilewatkan.

Apa itu RDA dan penjelasannya, akan saya jelaskan di video selanjutnya. Unduh disini untuk mendapatkan materi tentang RDA.

• Ruas kala terbit lewatkan saja, karena ini hanya berlaku untuk terbitan berkala seperti majalah, jurnal.
• Masukkan nomor ISBN. Jika buku tersebut ada 2 isbn, isbn cetak dan isbn digital. Silahkan masukkan nomor ISBN untuk cetaknya.
• Masukkan informasi impressum penerbit yaitu nama penerbit, tahun terbit, dan tempat terbit.

ruas impressum

Tahun terbit buku ini adalah tahun 2010, jangan gunakan tahun 2019, karena itu tahun cetakkan ke 3. Tahun terbit merupakan tahun Hak Cipta dari buku tersebut / tahun pertama kali buku itu terbit. Namun jika buku tersebut ada revisi, maka di masukkan tahun revisinya.

• Deskripsi fisik ini maksudnya memuat informasi tentang data fisik buku seperti banyak halaman, ketebalan, ada lampiran atau tidak.
• Judul seri bisa di isi jika buku tersebut mempunyai berbagai seri. Merupakan judul besar yang di dalamnya terdapat judul kecil, seperti Kisah Para Nabi, dengan judul-judul buku di bawahnya seperti, Kisah Nabi Adam atau Kisah Nabi Musa.
• Ruas klasifikasi, menentukan nomor klasifikasi berdasarkan subjek bisa dilihat melalui aplikasi e didi si atau sekarang disebut e klas karya dari mas rotmianto mohammad. 

Ruas klasifikasi

Jika sudah memasukkan nomor klasifikasi, maka otomatis akan muncul di ruas nomor panggil yang akan ditempel pada punggung buku. 

• Call number merupakan perwakilan subjek ketika diletakkan pada rak. Di sini saya membuat 3 huruf besar merupakan 3 huruf pertama penulis, dan 1 huruf besar itu merupakan huruf pertama judul buku.

call number untuk ditempelkan pada punggung buku

• Ruas subjek, klik tambah subjek. Subjek bisa di isi lebih dari 1.

• Ruas bahasa sesuai bahasa yang digunakan dalam buku yang di olah. 
• Untuk ruas abstrak, bisa di isi dengan Cuplikan/ringkasan dari bahan perpustakaan yang diolah, atau daftar isi buku. Untuk lebih cepatnya bapak/ibu bisa mencari di internet judul buku yang sama dan kita salin abstrak buku yang sama. 

penulisan abstrak di slims

• Ruas gambar sampul, bapak/ibu bisa mengunggah gambar atau foto sampul dengan format JPG. atau PNG. dengan ukuran maksimal nya 500 kb. Lebih kecil ukurannya lebih bagus agar tidak banyak memakan penyimpanan. Atau alternatifnya cukup menyalin kode url dari gambar tersebut, contoh saya menyalin sumber gambar dari gramedia. Paste di kolom URL dan klik unduh.

cara menambahkan cover buku tanpa upload di slims

• Ruas lampiran Berkas. Dapat diisi dengan berkas yang berkaitan dengan koleksi (misalnya hasil pindai halaman daftar isi koleksi bersangkutan) atau berkas multimedia dari data bibliografi yang sedang diolah. Berkas yang dapat diunggah adalah berkas dengan format seperti ini.

tipe format berkas yang bisa diuplod di slims

Berkas yang diunggah bisa lebih dari satu berkas. Berkas-berkas tersebut dapat diatur dengan akses publik (dapat dilihat oleh siapapun yang mengakses OPAC) atau tertutup (diaturberdasarkan tipe keanggotaan). 

Ketentuan Pembatasan Akses Berkas di SLIMS

Berikut ketentuan pembatasan akses:

1. Pertama Pembatasan akses berkas pada SLiMS berbasiskan tipe keanggotaan. Jadi pembatasan akses ini terintegrasi berdasarkan jenis keanggotaan. Tidak bisa pembatasan akses berdasarkan perorangan;
2. Kedua . Ada dua jenis akses dalam akses ke file: "Public" dan "Private" . Jika dipilih akses "Private" maka file sama sekali tidak bisa diakses oleh siapa pun;. Sedangkan Jika dipilih akses "Public" dan tidak diceklist tipe keanggotaan mana saja yang bisa mengakses, maka berkas bisa diunduh oleh semua orang; Dan Jika dipilih akses "Public" dan diceklist tipe keanggotaan mana saja yang bisa mengakses, maka berkas bisa diunduh hanya oleh anggota yang telah melakukan login dan terdaftar dalam tipe keanggotaan tersebut.

Pembatasan akses berkas di slims

• Selanjutnya pada ruas data biblio terkait, Pada ruas ini, pustakawan dapat menambahkan suatu judul buku yang terkait (biasanya berdasarkan subjek yang sama) untuk ditambahkan informasinya pada koleksi yang sedang diolah. Untuk menambahkan koleksi yang terkait, klik pada tombol "Tambah relasi";.

Fitur ini akan memudahkan pemustaka jika ingin mencari koleksi terkait, ini seperti pencarian di google, ketika saya mencari buku 

• Kemudian, bapak/ibu bisa memilih apakah buku ini tidak dapat diakses melalui OPAC, atau bisa diakses. terakhir Bapak bisa informasi  khusus mengenai bibliografi buku ini, apakkah buku baru, atau terkait multimedia atau termasuk buku favorit.  Kategori Label ini bisa juga ditambahkan melalui menu daftar terkendali.

Jika sudah selesai silahkan klik simpan. Untuk melihat hasilnya silahakan lihat di opac. Demikianlah panduan lengkap input buku ke dalam slims dan Membuat Tipe Koleksi dan Pola Kode Eksemplar. Kami sudah merangkum dalam video berikut ini.

Selanjutnya yang perlu Anda lakukan setelah menginput buku adalah cara memasukkan data anggota ke dalam slims.